Mit diesen „Goldenen Regeln“ gelingen virtuelle Meetings 

Millionen Menschen arbeiten derzeit von zu Hause aus. Das Konferieren und Kooperieren via Chat und Videokonferenz bietet riesige Chancen – hat aber auch Tücken. Wir zeigen, was es zu beachten gilt.

1. Passendes Kollaborationstool nutzen

Ein modernes Tool für die Zusammenarbeit vereinfacht das virtuelle Meeting ungemein. Microsofts Kollaborationstool Microsoft Teams ermöglicht nicht nur Video- und Audiokonferenzen, sondern bietet jede Menge Features für eine erfolgreiche Zusammenarbeit: Chat-Funktion (Einzel- oder Gruppenchats), Integration von vielen gängigen Business-Apps (Trello, Office-Apps etc.), Bildschirmfreigabe, Dokumentenaustausch, intelligente Live-Übersetzung, Zugang über Cloud und noch vieles mehr.

2. Technik kennen

Bevor man eine Webkonferenz startet oder an einer teilnimmt, sollte sichergestellt sein, dass man sich auch wirklich mit der Technik auskennt. Nichts ist peinlicher, wenn man als Gastgeber oder Moderator eines Online-Meetings ständig rumfriemelt, wahllos Fenster auf dem Desktop öffnet etc. Ähnlich störend ist es, zu spät in ein Meeting zu kommen, weil man die Technik nicht kennt. Vor der ersten Webkonferenz ist es daher äußerst sinnvoll, wenn Gastgeber beziehungsweise Moderatoren an einer kostenlosen Schulung teilnehmen.

3. Eine klare Agenda 

Dazu gehören nicht nur Aufgabenverteilungen, sondern auch ein transparent kommuniziertes Abgabedatum und festgelegte Arbeitszeiten. Wer sein Pensum nicht schafft sollte auch das mit den Arbeitskollegen kommunizieren und eventuell um Hilfe bitten.

4. Protokollführung 

Virtuelle Meetings können mitgeschnitten und aufgezeichnet werden – das ist super für Kollegen, die nicht teilnehmen können oder bei der Erinnerung an Detailfragen. Doch so eine Videoaufzeichnung ersetzt ein Meeting-Protokoll nicht. Ein stichpunktartiges Protokoll der Besprechung ist nach wie vor hilfreich, um alle relevanten Punkte, sowie Aufgaben und Projektblöcke des Meetings festzuhalten. Hier empfiehlt sich eine rotierende Protokollführung. Unterstützt werden kann dies durch automatische Transkripte von Gesprächen und Konferenzen, wie dies beispielsweise bei Microsoft Teams geschieht.

5. Mit Moderation zum Erfolg 

Damit virtuelle Besprechungen nicht zu einer One-Man-Show verkommen, ist eine gute Moderation wichtig, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer eingebunden werden und zu Wort kommen. So können alle Teammitglieder etwas beitragen und bringen automatisch Schwung und Abwechslung ins Meeting. Auch klassische Regeln der Kommunikation (nicht unterbrechen etc.) helfen dabei, das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren.

6. Interaktion zwischen den Beteiligten 

Gerade bei virtuellen Meetings besteht die Gefahr, dass nicht alle Teilnehmer eingebunden werden. Deshalb ist es umso wichtiger, jeden einzelnen Meeting-Teilnehmer in die Besprechung einzubeziehen. Bei virtuellen Meetings kann die Nutzung eines gemeinsamen Chats (z. B. für die Ideensammlung) oder der Bildschirmfreigabe (visuelle Unterstützung) sehr nützlich sein, um alle Teammitglieder zu beteiligen. Auch das verpflichtende Anschalten der Kamera oder die Verwendung von interaktiven Tools wie Umfragen steigert Aufmerksamkeit und Verbindlichkeit.

7. Ungeteilte Aufmerksamkeit 

Meetings sind nicht immer hochspannend. Und besonders im Homeoffice ist der Hang zur Ablenkung beinahe unwiderstehlich. Aber: Wer sich ablenken lässt verpasst schnell die wichtigsten Aspekte oder entscheidende Reaktionen der Kollegen! Also Handy weglegen, das Meeting auf Vollbild stellen und Zuhören. Wem letzteres besonders schwer fällt kann es ja mal hiermit versuchen: Statt das Geschehen unbeteiligt anzuhören, einfach das Mikro ausstellen und zu jedem Satz einen kleinen Kommentar murmeln.

8. In der Kürze liegt die Würze 

Sich über längere Zeit zu konzentrieren, kann schon Face-to-Face schwierig sein. Laut Meehan ist die Aufmerksamkeitsspanne von Teilnehmern in virtuellen Meetings jedoch noch kürzer.

„Beschränken Sie das Meeting auf dreißig oder maximal 45 Minuten“, rät er. „Ändern Sie z.B. Ihre Outlook-Einstellungen so, dass Besprechungen in Dreißig-Minuten-Schritten statt der Standard-Stunde geplant werden.“ Mit dieser einfachen Anpassung überlegt der Organisator eines Meetings vielleicht zweimal, ob eine ganze Stunde wirklich notwendig ist.

9. Kamera an! 

Ja, sich selbst auf dem Bildschirm zu sehen ist die ersten Male unangenehm. Aber sich gegenseitig zu sehen erhöht nicht nur die Aufmerksamkeit, sondern fördert auch Teamwork und tut der Psyche gut. Die Reaktionen der Kollegen können zudem besser eingeschätzt werden und es ist sofort ersichtlich, wenn etwas unverständlich bleibt.

10. Zusammenfassung und Ausblick 

Trotz der besten Tipps: Es kann nie ausgeschlossen werden, dass im Homeoffice während des Meetings nicht doch etwas passiert und ein Kollege das Meeting nicht mehr im Blick hat. Am Ende jedes Meetings sollte es also eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Punkte geben – vom erwählten Moderator oder Initiator des Meetings. Auch ein kleiner Ausblick ins nächste Meeting und die Projekte, die bis dahin abgeschlossen sein könnten, kann noch einmal für einen Motivationsschub sorgen.

Virtuelle Meetings sind zeitgemäß und bieten große Chancen für jedes Unternehmen und jeden Mitarbeiter. Doch wie bei jeder Umstellung, bringen natürlich auch sie einige Herausforderungen mit sich und jeder sortiert sich neu und stellt sich auf die Situation ein. Mit diesen Tipps kann das nächste Online Meeting kommen! Auch ohne diese Maßnahmen bleibt der wichtigste Aspekt: Transparenz in der Kommunikation. Klare Aussagen und eine gute Absprache mit den Kollegen, macht auch das Homeoffice zu einem produktiven Arbeitsplatz.