Hybrides Arbeiten – Die Zukunft des Arbeitsplatzes?

Die Arbeitswelt hat sich verändert. Nicht nur, aber maßgeblich, aufgrund der Pandemie. Eine aktuelle Studie zum Thema Remote Work von Xerox zeigt: 80% der in Deutschland befragten Unternehmen sprechen positiv über Arbeit von Zuhause.

Viele Mitarbeiter haben während der Pandemie einige Zeit im Homeoffice verbracht. Und entgegen der ursprünglichen Einschätzung vieler Arbeitgeber, ist dabei die Produktivität nicht gesunken. Ganz im Gegenteil! Bei vielen hat die freie Einteilung der Arbeitszeit sogar dazu geführt, dass sie ihre Aufgaben schneller erledigen konnten.

Einige sind froh nach der Pandemie wieder ins Büro zurückzukehren, manch einer wünscht sich, komplett von Zuhause zu arbeiten und andere wollen nur bestimmte Tage ins Büro. Diese neue Arbeitslandschafft nennt sich hybrides Arbeiten. Viele Unternehmer setzen sich schon mit der Möglichkeit auseinander, diese Arbeitsweise im Unternehmen zu etablieren.

Wie funktioniert hybrides Arbeiten?

Hinter einer hybriden Arbeitsweise muss ein durchdachtes Gesamtkonzept stecken. Dies ist bei jeder Firma anders und hängt stark von den Vorstellungen des Unternehmens ab. Vertrauen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber ist hier die Grundvoraussetzung. Doch es gibt noch andere Dinge, auf die bei einem hybriden Arbeitskonzept geachtete werden muss:

1.HHardware besorgen oder aktualisieren

Hybrides Arbeiten ist ein modernes Phänomen. Wie bei allen modernen Dingen muss auch die Technik mithalten können. Das heißt jedoch nicht, dass Sie sofort jeden Computer und jedes technische Gerät im Büro durch das neuste Modell auf dem Markt ersetzen müssen. Stattdessen eignet sich hier auch ein Blick auf die Software-Version oder ein Bisschen “ums Eck” Denken. Ein Beispiel: Viele Drucker lassen sich mit einer Software bespielen, die das Dokumentenmanagement auf den Firmenserver steuert. Egal, wo sich die Mitarbeiter aufhalten: Sobald sie Zugang zu dem Unternehmensnetz haben, können sie über die Druckersoftware sofort auf alle Online-Dokumente zugreifen, für die sie die richtige Authentifizierung vorweisen. So muss die alte Technik nicht ersetzt, sondern nur ein Bisschen erweitert werden.

2. Prozesse anpassen

Sobald die technischen Voraussetzungen stimmen, sollte mit einem analysierenden Blick über alle Prozesse im Betrieb gegangen werden. Welche Arbeitsschritte eignen sich fürs Büro? Welche fürs Homeoffice? Wo sollte man mit den Mitarbeitern über geregelte Bürozeiten reden? Und wer möchte überhaupt mehr Zeit im Homeoffice verbringen? All diese Fragen sollten mit dem Team abgesprochen werden. Vielleicht gibt es ja schon Prozesse im Büro, die sich für ein digitales Arbeiten am besten eignen. Im Anschluss können nach und nach immer mehr Abläufe an die hybride Arbeitsweise angepasst werden.

3. Kommunikationswege schaffen

Egal, wo gearbeitet wird: Die Kommunikationswege zwischen den Mitarbeitern müssen stets offen sein. Hier lohnt es sich, über unterschiedlichste Leitungen nachzudenken. Eine Kombination aus Telefonnummern, einem Online-Chat, einem Video-Call Tool und natürlich einen Zugang zum betriebsinternen E-Mail-Postfach ermöglicht allen, in Kontakt zu bleiben. Für schnelle Kommunikation eignet sich das Telefon und der Chat, während die wichtigen Themen direkt per Mail oder in einer Video-Konferenz geregelt werden können. So kann sichergestellt werden, dass keine Informationen untergehen.

4. Regelmäßige Reflexion

Ist der Rahmen für hybrides Arbeiten gesetzt, stellt sich eine erste Testphase ein. Hier ist es wichtig, zu entscheiden, ob die gesetzten Anforderungen und die Umsetzung auch den gewünschten Ergebnissen entsprechen. Das heißt im Klartext: Es müssen Kriterien festgelegt werden, die an das hybride Arbeiten angepasst sind und an denen der Erfolg gemessen wird. Dabei ist nicht zu empfehlen, einfach die gleichen Kriterien wie aus der “normalen” Büroarbeit zu nehmen. Stattdessen sollten Ziele gesetzt werden, die sich trotz einer flexiblen Arbeitszeit überprüfen und kontrollieren lassen. Regelmäßiges Feedback und Check-Ups sind dabei besonders wichtig. Sollte sich dabei zeigen, dass ein bestimmter Prozess oder eine bestimmte Abmachung mit den Mitarbeitern nicht funktioniert, sollte direkt das Gespräch gesucht werden. Passt die gefundene Lösung einfach nicht, oder braucht das Gesamtpaket nur ein Bisschen länger, um zu funktionieren?

5. Motivation aufrechterhalten

Auch für Mitarbeiter, die sich hauptsächlich im Homeoffice befinden, ist der Teamzusammenhalt ein großer Faktor in der Motivation. Niemand arbeitet gern mit Menschen, die er nie zu Gesicht bekommt. Hier kann schon eine gemütliche Grill-Runde oder ein Abend mit den Kollegen im Restaurant Abhilfe schaffen. Diese Möglichkeiten sind während einer Ausnahme-Situation, wie z.B. einer weltweiten Pandemie, nicht möglich. Doch auch hier schaffen digitale Räume eine Lösung: inzwischen gibt es viele Möglichkeiten, sich in Online-Meetingräumen zu treffen. Auch das wöchentliche Update-Meeting kann ein großer Motivationsfaktor sein. Wie Online-Meetings am besten gelingen, erfahren Sie hier.

6. Klare Regeln und Grenzen setzen

Trotz flexibler Arbeit sollten klare Regeln im Team festgelegt werden, die die Arbeitszeiten betreffen. Das muss nicht unbedingt heißen, dass für jeden Mitarbeiter ein eigener Arbeitszeitraum beachtet werden muss. Stattdessen geht es hierbei besonders darum, bei den Mitarbeitern eine Überarbeitung zu vermeiden. Es sollte klar festgelegt werden, dass die Mitarbeiter ab einer gewissen Uhrzeit nicht mehr über bestimmte Kommunikationswege angesprochen werden. Auch, wenn ein Mitarbeiter bestimmte Zeiten komplett ausschließt, sollte bei der Projektplanung darauf Rücksicht genommen und Anpassungen überlegt werden. Dasselbe gilt natürlich auch für die Homeoffice-Mitarbeiter in der Kommunikation mit dem Büro. Denn trotz flexibler Arbeitszeiten müssen die Ergebnisse pünktlich vorliegen. Ein gut durchdachter Kompromiss vermeidet nicht nur Überarbeitung, sondern auch Verspätungen und eventuelle Konflikte.

Umsetzungsmöglichkeiten schaffen

Um eine hybride Arbeitsweise umsetzen zu können, sollten die richtigen Voraussetzung geschaffen werden. Dafür braucht es nicht nur die passende IT-Infrastruktur, sondern auch ein flexibles Mindset bei allen Mitarbeitern.

Inzwischen gibt es für dieses Dokumentenmanagement-Problem viele Lösungen. Doch hier gilt: Die Auswahl des Anbieters ist besonders wichtig und sollte genau zum Unternehmen passen. Individuell anpassbare Dokumentenmanagement Systeme bietet e-dox z.B. mit der IPA Suite und der DMS-Box.

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