Digitales Dokumentenmanagement

Digital Arbeiten mit digitalen Dokumenten – viele sprechen dabei von Dokumentenmanagement. Doch was ist das eigentlich und was ist dabei für Ihr Unternehmen der größten Nutzen?

Kurz zusammengefassft: Dokumentenmanagement managed digitale Dokumente. Es bedeutet, die unterschiedlichsten Arten von Dokumenten elektronisch bearbeiten, weiterleiten und verwalten zu können. Ohne Mehraufwand und ohne lange Bearbeitungszeiten

Warum digital statt analog?

Ein Dokumentenmanagement System ist ein vollumfassendes Prinzip. Hier können nicht nur Arbeitsprozesse automatisiert und vereinfacht werden, sondern werden auch sofort rechtssicher archiviert und zu den korrekten Zeiten automatisch gelöscht. Mit einem Dokumentenmanagementsystem sparen Sie also nicht nur bares Geld, sondern machen sich zusätzlich zukunfts- und konkurrenzsicher!

Ein Beispiel:

In einem Unternehmen kommt eine Rechnung an. Diese wird von einer Mitarbeiterin angenommen, abgestempelt und weitergegeben. Der nächste Mitarbeiter prüft, unterschreibt und stempelt das Dokument erneut, woraufhin die Rechnung ins Archiv gebracht und dort eingelagert wird. Dieser Arbeitsprozess dauert im Schnitt 30 Minuten bis zur Archivierung!

Gibt es nun ein Problem mit dem Verrechnungsprozess, muss der passende Ordner und die passende Rechnung lange herausgesucht werden. Dies dauert im Schnitt ebenfalls 18 Minuten. Zudem muss auf die Deadline zur Vernichtung der Dokumente Acht gegeben werden.

 

Mit einem Dokumentenmanagementsystem verläuft der Workflow rund um die Rechnung in weniger als 5 Minuten. Es werden Laufwege erspart und die eingebundenen Mitarbeiter bekommen eine Meldung, sobald das zu bearbeitende Dokument vorliegt. Die Archivierung erfolgt komplett automatisch, zusammen mit der Revisionssicheren Löschung.

Vorteile

  • Höhere Effizienz und Produktivität

  • Geringere Kosten für die Dokumentenablage

  • Datensicherheit und Compliance

  • Fortbestand Ihres Unternehmens

Merkmale

  • unabhängig Unternehmensbranche & -grösse

  • automatische Durchlaufprotokollierungen

  • erlauben mobile Zugriffe

  • hohe Unternehmenstransparenz

Einführung eines Dokumenten Management Systems

Sie überlegen, ein Dokumenten Management System in Ihre Firma einzuführen? Kein Problem! e-dox unterstützt Sie dabei gerne und macht die Umstellung nicht nur unkompliziert, sondern auch mit den Geräten, die in Ihrer Firma schon vorhanden sind.

In nur 5 Schritten findet Ihre digitale Umstellung statt. Wir orientieren uns dabei an die vorhandene Mitarbeiterkultur und passen die Entwicklung an die spezifischen Anforderungen in Ihrem Unternehmen an.

e-dox Vorgehensmodell

  • Zieldefinition
  • Analyse der Infrastruktur
  • Aufnahme der Mitarbeiterkultur
  • Aufnahme IST Prozess und dessen Aufwand
  • Prozess Modellierung nach BPMN
  • ROI Betrachtung
  • Integration vorhandener Systemlandschaft
  • Berücksichtigung und Veränderungsdefinition der Mitarbeiterkultur
  • Schnittstelendefiniton
  • Einrichtung und Anpassung
  • Einbindung in Systemlandschaft
  • Beteiligung und Schulung der Mitarbeiter
  • Support, inkl. Workflow Monitoring und Optimierung
  • revisionssichere Verfahrensdokumentation (optional)

Beispiel – Rechnungsarchivierung

Kundennutzen:

  • orts- und standortunabhängige Arbeitsweise

  • hohe Datensicherheit

  • erhebliche Verringerung der Durchlaufzeit

  • Reduzierung manueller Aufwände bis zu 70 %

  • Transparenz im Rechnungsprozess

zum Nachlesen

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