Eine Komplettlösung – Ihre Vorteile mit der IPA-Suite

Das Dokumenten-Management-System
für kleine und mittelständische Unternehmen

wirtschaftlich in
der Anschaffung

einfach in der
Bedienung

auf die vorhandene Infrastruktur aufbauend

bester Support im
laufenden Betrieb

Erstellung, Bearbeitung, Ablage und Beseitigung von elektronischen Dokumenten – mit dem richtigen Dokumentenmanagement-System ist das kein Problem mehr. Eine unterstützende Software-Lösung schafft mehr Übersichtlichkeit und automatisiert ganze Prozessschritte. Nehmen Sie Dokumente von diversen Endgeräten (Scannern, Multifunktionsgeräten oder Mobilgeräten) an und übergeben Sie die Dokumente vollautomatisiert an Ihre bestehenden Geschäftsanwendungen wie bspw. Datev / RA-Micro. Auch eine Speicherung in der Cloud über Google Drive oder Dropbox ist möglich. Sie definieren die Workflows von IPA-Suite, um Ihre Prozesse effektiv abzubilden.

Dadurch lässt sich der gesamte Dokumenten-Lebenszyklus ganzheitlich digital und rechtssicher abbilden. Laden Sie unseren Flyer herunter, um mehr über IPA-Suite zu erfahren.

Funktionen der IPA-Suite?

Die IPA Suite bietet ein überschaubares Dokumenten-Management-System und eine kinderleichte Installation. Das Setup führt den Nutzer in nur wenigen Schritten durch die gesamte Einrichtung und fördert so einen schnelleren Übergang in den Alltag mit digitalen Dokumenten.

Das System kann von jedem Nutzer intuitiv benutzt werden. Die IPA Suite ist dazu ausgelegt, ohne große Schulungen oder zusätzliche Funktionen genutzt werden zu können.

Obwohl die Dokumente geschützt auf dem Server bleiben, kann von überall auf sie zugegriffen werden. Mit den Nutzungsrechten auf nur einen Port können die Nutzer auf ihre Projekte zugreifen und remote daran arbeiten.

Suchen Sie auch häufiger nach Dokumenten? Wie wäre es, wenn Sie in Zukunft in Ihrem Netzwerk Dokumente suchen könnten, so wie Sie im Internet nach Informationen suchen? Suchbegriff aus dem Inhalt des Dokumentes eingeben und Suche starten – so einfach wie googeln.

Mit der digitalen Unterschriftenmappe ist es ganz einfach mit Kollegen und Kunden zusammen zu arbeiten. Senden Sie mit der digitalen Unterschriftenmappe ein Dokument zur Freigabe, Unterschrift oder Bearbeitung.

Alles, was zum Organisieren Ihrer Gesamtlösung nötig ist, findet sich zentral in der IPA-Suite wieder. Administrieren Sie ganz einfach Sie Benutzer, Räume, Boxen oder Dokumententypen. Die eigenständige Rechteverwaltung macht es Benutzern und Gruppen einfach, Zugriffsrechte auf Dokumente und Informationen zu vergeben.

Das Einladen eines neuen Benutzers in einen neuen Workflow geschieht ganz automatisch per Mail. Der neu angelegte Benutzer kann dabei die Installation des IPA-DesktopClient auf seinem PC selbst durchführen.

Alle Dokumente sind sicher und vor unerlaubtem Zugriff im IPA-DocStore gespeichert. Auch das Backup Ihrer Daten ist per Knopfdruck aus dem Suite-Admin-Tool möglich und kann selbstverständlich auch automatisiert werden.

Die perfekte Alternative für große und kostenintensive Dokumentenmanagementsysteme.

  • kompakte Realisierung aller Scan-Prozesse
  • leistungsfähiges Dokumentenarchiv und Dokumentenmanagement
  • professionelle Scanlösung für die Digitalisierung all Ihrer Papierdokumente
  • Erstellung und Bearbeitung von PDFs
  • sichere, digitale Unterschrift
  • sicheres und bedienerfreundliches Drucken
  • standortübergreifend zusammenarbeiten
  • Ausgezeichnet mit dem Gütesiegel „Software Made in Germany“ vom Bundesverband IT-Mittelstand (BITMi).

Ihr Kontakt zu uns:

    Ich erkläre mich mit der Speicherung meiner Daten zum Zwecke der Bearbeitung meiner Kontaktanfrage gemäß der Datenschutzerklärung einverstanden.*

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    Jan Lairitz
    Jan.lairitz@e-dox.de
    +49 371 40084-91

    Hans-Jörg Heilemann
    Hans-joerg.heilemann@e-dox.de
    +49 371 40084-93

    Diese Unternehmen vertrauen auf e-dox als Partner

    Das digitale Dokumentenmanagement für kleine und mittelständische Unternehmen

    Die Komplettlösung – digitales Dokumenten-Management-System (DMS)

    Durch unsere digitales Dokumentenmanagementsystem erhalten kleine und mittelständische Unternehmen eine perfekt organisierte Ablage mit komplett automatisierten Prozessen. Alle eingehenden Dokumente werden ohne Aufwand direkt bearbeitet, verwaltet, weitergeleitet und archiviert. Diese DMS Komplettlösung führt zu einer enormen Zeitersparnis, da das Programm komplett eigenständig arbeitet. Die automatisierte Ablage und Verwaltung beschleunigt den Workflow und automatisiert dadurch die Bürokratie innerhalb eines Unternehmens. Dokumente gehen nicht verloren oder werden beschädigt. Der sich häufende Papierkram ist Geschichte.

    Auch der Druck zur Einhaltung der DSGVO und GoBD steigt. Dadurch wird die Nachfrage nach einem konformen Dokumentenmanagementsystem immer größer. Es ist wichtig, die Digitalisierung aus vielerlei Hinsicht innerhalb des Unternehmens voranzubringen. Auch KMU profitieren davon. Eine digitale DMS Komplettlösung spart nicht nur Papierkram und Zeit sondern sichert auch die Zukunft eines Unternehmens.

    Was ist ein DMS?

    Dokumente sind der alltägliche Begleiter jedes Unternehmens. Manche davon gelangen digital ins E-Mail Postfach, andere liegen ausgedruckt auf dem Schreibtisch. Die Verwaltung und Aufbewahrung dieser Dokumente kostet Zeit und ist oftmals kritisch. Automatisiert ist dieser Prozess durch unzählige ausgedruckte Dokumente und viele Aktenschränke in keiner Weise.

    Ein digitales Dokumentenmanagement überprüft alle eingehenden Dokumente des Unternehmens und bietet den Mitarbeitenden eine transparente Aufbewahrungsstruktur. Dadurch können Informationen gesammelt, vereinheitlicht und verwaltet werden. Alle eingehenden und ausgehenden Dokumente werden registriert. Anschließend werden sie kategorisiert und können über Suchbegriffe schnell gefunden werden. Auch die Bearbeitung oder das Unterschreiben einer PDF ist zentralisiert möglich. Die Programme internen Prozesse laufen ganz automatisiert ab. Dadurch wird Zeit gespart und die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können direkt mit dem Unterschreiben oder Bearbeiten des richtigen Dokuments starten.

    Da digitale Managementsystem bietet die Möglichkeit von überall aus auf alle Dokumente zuzugreifen. Dadurch ist das Unternehmen ortsunabhängig und bietet allen Mitarbeitenden die Möglichkeit Dokumente zu digitalisieren, einzusehen, abzulegen und zu verwalten. Die Effizienz der Informationsverwaltung zeigt sich durch Zeit- und Kostenersparnis. Über eine zentrale Software werden alle Dateien gebündelt. Dadurch gehen keine Rechnungen oder Verträge verloren. Alle eingehenden Dokumente werden überprüft und abgelegt. Jede Datei kann in Kürze wiedergefunden werden. Hybrides Arbeiten ist kein Problem mehr. Mit einer zentralen Komplettlösung wird jedes Unternehmen zukunftssicher. Es gibt keine Dokumentenstapel auf Bürotischen. Auch das Übersehen eines wichtigen Vertrags wird dadurch vermieden. Der voll automatische Prozess bringt vor allem Struktur und Zeitersparnis in ein Unternehmen, aber auch Transparenz und Priorisierung.

    Das DMS nutzt die Vorteile von künstlicher Intelligenz (KI). Dadurch werden Dokumente automatisiert erkannt und können einem bestimmten Prozess oder einer Ablage zugeordnet werden. Durch die Wiedererkennung von Rechnungsnummer, Auftraggeber und weiteren Daten, können alle Dokumente genau zugewiesen und abgelegt werden. Ganz intuitiv kann jeder Benutzer im Anschluss darauf zugreifen und gemäß seiner zugewiesenen Rechte am Dokument arbeiten. Alle Unternehmensdokumente liegen auf dem zentralen Server, wodurch sowohl im Büro als auch im Homeoffice darauf zugegriffen werden kann. Ein Dokumentenmanagementsystem übernimmt alle Prozesse, die im Arbeitsalltag enorm Zeit kosten und sich durch viel Bürokratie häufig in die Länge ziehen.

    Durch die digitale Ablage der Dokumente wird der Zugriff und die Bearbeitung deutlich vereinfacht und beschleunigt. Ausgedruckte Dokumente sind nicht mehr nötig. Auch eine rechtssichere Archivierung und eine revisionssichere Datenlöschung werden dadurch gewährleistet. Die meisten Unternehmen zeigen eine hohe Bereitschaft zur Digitalisierung und zeigen sich offen für die Einführung eines DMS.
    Viele KMU haben möglicherweise keinen Überblick, welche Möglichkeiten es gibt und welchen Mehrwehrt diese bieten.
    Der digitale zukunfts- und konkurrenzsichere Dokumentenmanagement – Prozess ersetzt die Bearbeitung folgender Geschäftsprozesse:

    • Dokumente und Rechnungen (mit DMS) annehmen und signieren
    • Überprüfung der Rechnungsdokumente durch weitere Mitarbeiter
    • rechtssicheres Unterschreiben des Dokuments durch Geschäftsleitung
    • Prüfung der Dokumente und Rechnung auf Vollständigkeit
    • Ablageort der Dateien suchen oder weitere Bearbeitung besprechen
    • Zuordnung des Dokuments festlegen
    • Zentralen Ort für Ablage (innerhalb des Dokumentenmanagements) wählen
    • Dokumente und Rechnungen für Verwaltung oder Archivierung vorbereiten

    Mit einem Dokumentenmanagementsystem wird dieser Prozess auf wenige Minuten herunter gebrochen. Verwaltungs- und Bearbeitungsrechte werden ganz einfach zugewiesen, Dokumente automatisiert abgelegt und die zuständige Person benachrichtigt. Der Workflow aller Mitarbeitenden wird dadurch enorm beschleunigt. Auch der Schutz vor äußeren Einflüssen ist gewährleistet. Dokumente können von überall aus abgerufen werden. Dateien sind sowohl im Büro als auch im Homeoffice verfügbar. Individuelle Nutzerrechte verhindern den Datenmissbrauch. Durch die Digitalisierung aller Inhalte wird das Unternehmen konkurrenz- und zukunftssicher. Druckkosten werden geringgehalten. Es gibt keine Papierflut mehr.

    Jedes kleine und mittelständische Unternehmen muss viele Dokumente verwalten, bearbeiten und archivieren. Einige digitalisieren ihre Dokumente auch schon, nutzen aber noch nicht das volle Potenzial eines DMS. Jedes vierte Unternehmen gibt an, zukünftig weiter in die Digitalisierung der Geschäftsprozesse investieren zu wollen. Dazu zählt auch die Verbesserung der IT-Infrastruktur als Grundlage zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Bis zu 2 Stunden pro Tag verbringen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit der korrekten Ablage, Speicherung und Suche nach Dokumenten. Mit Hilfe eines digitalen Dokumentensystems wird diese Zeit auf knapp 5 Minuten verringert. Die automatisierte Suche nach speziellen Rechnungen, E-Mails oder PDFs beschleunigt den Workflow.

    Häufig schrecken kleinere Unternehmen vor Kosten oder Komplexität der Programme zurück. Doch es lohnt sich. Mit der IPA-Suite und weiteren passenden Lösungen bietet die e-dox GmbH eine kosteneffiziente Komplettlösung für kleine und mittelständische Unternehmen an. Eine Investition, die sich lohnt. Denn sie beschleunigt Prozesse im Unternehmen, ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten und reduziert die Fehlerquoten. Die Kosten für die Dokumentenablage sind gering – die Effizienz des Workflows wird gesteigert. Dadurch werden Kosten und Zeit gespart. Der automatisierte Geschäftsprozess trägt zu einer sicheren Zukunft bei.

    Bei der Digitalisierung von Dokumenten ist es wichtig auf eine einfache und intuitiv bedienbare Lösung zu achten. Dies hilft insbesondere bei der Einführung des neuen Prozesses und der damit verbundenen Akzeptanzschwelle bei den Mitarbeitenden. Da einige DMS Softwarelösungen nur auf die digitale Verwaltung von Dokumenten setzen, entstünden bei der Einführung eines Gesamtprozesses zusätzlichen Aufwände bei den Projektkosten und auch bei der Projektkommunikation. Beispielweise muss eine zentrale oder dezentrale Möglichkeit geschaffen werden, analoge Dokumente zu scannen, um sie so dem digitalen Verarbeitungsprozess zuzuführen. Am Ende ist es für die Mitarbeitenden wichtig eine Lösung zu finden, die leicht verständlich ist und tatsächlich zu einer Arbeitserleichterung führt. Je automatisierter die Prozesse ablaufen, desto einfacher und beschleunigter wird der Workflow des Unternehmens.

    Ein weiterer und häufig vergessener Punkt bei der Auswahl einer Softwarelösung ist ein gutes Schulungskonzept, am besten in Form von Videos, die jederzeit abgerufen werden können. Natürlich bedarf es auch einem Supportkonzept, um im Störungsfall möglichst schnell wieder arbeiten zu können.

    Die archivierten Dateien können im Nachgang nicht mehr geändert werden. Das nennt man revisionssichere Archivierung. Das heißt: Niemand kann ein Dokument absichtlich und unerkannt verfälschen. Im Archiv werden alle Dateien unverändert im Original gespeichert, sortiert und ordnungsgemäß abgelegt. Die Revisionssicherheit sorgt dafür, dass jederzeit die Bearbeitung eines Dokuments nachvollzogen und der Originalzustand wieder hergestellt werden kann. Die Software sorgt für eine fristkonforme und vollständige Aufbewahrung aller Dateien. In Deutschland müssen Dokumente gesetzlich vorgeschrieben bis zu 10 Jahren aufbewahrt werden. Durch ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem müssen alle Grundsätze der Archivierung eingehalten werden. Für eine revisionssichere elektronische Archivierung gibt es spezielle Vorschriften. Die Grundlage dafür bilden die Abgabenordnung, das Handelsgesetzbuch und der GoBD (Grundsatz zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen).
    Diese 10 Punkte muss ein revisionssicheres Datenmanagement erfüllen:

    1. Vollständigkeit – Bei einer rechtskonformen Archivierung dürfen keine Dokumente verloren gehen. Bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist muss alles nachvollziehbar und vollständig vorliegen.
    2. Nachvollziehbarkeit – Alle Dokumente werden strukturiert abgelegt. Die Änderung an Dokumenten und auch der strukturelle Aufbau der Daten kann dadurch jederzeit von Außenstehenden (z.B. dem Finanzamt) nachvollzogen werden.
    3. Ordnungsmäßigkeit – Jedes Unternehmen ist zur Archivierung von Dokumenten verpflichtet. Dabei müssen sowohl rechtliche als auch interne Vorgaben eingehalten werden.
    4. Prüfbarkeit – Außenstehende Prüfer und Prüferinnen können die Struktur und die Dokumente jederzeit unkompliziert überprüfen. Das Dokumentenmanagement hält Metadaten, Dokumente und Ordnerstrukturen in Takt.
    5. Sicherheit – Archivierte Dokumente sollten gut strukturiert abgelegt werden. Die elektronische Aufbewahrung gewährleistet in diesem Fall eine vollständige Protokollierung des Bearbeitungsprozesses eines Dokuments. Auch das Dokument selbst bleibt bis zur rechtlich vorgegebenen Ablauffrist erhalten.
    6. Veränderungsschutz – Die digitale Bearbeitung von Dokumenten wird protokolliert. Liegt eine Veränderung einer archivierten Datei vor, kann diese nachgewiesen werden. Rechtlich dürfen archivierte Dokumente nicht verändert werden. Der Veränderungsschutz wird durch das Dokumentenmanagementsystem gewährleistet.
    7. Rechtmäßige Nutzung – Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin erhält unterschiedliche Zugriffsrechte. Auch für die revisionssichere Archivierung ist genau hinterlegt, wann, wer und wie auf die Dokumente zugegriffen werden darf.
    8. Einhaltung der Aufbewahrungsfrist – Steuerlich relevante Dokumente obliegen einer Aufbewahrungsfrist. Diese wird durch das digitale DMS gewährleistet.
    9. Dokumentationsverfahren – Ein digitales DMS beinhaltet ein Dokumentationsverfahren. Alle Prozesse, Bearbeitungen und Abläufe der Archivierung werden hier dokumentiert.
    10. Sicherung vor Verlust – Ein digitales Dokumentenmanagementsystem stellt den Erhalt der Dokumente und deren Metadaten sicher. Mit geeigneten Maßnahmen können diese nicht einfach gelöscht werden. Ein Backup bietet zusätzliche Sicherheit.

    Für die Nutzung eines digitalen Datenmanagements sind keine IT-Kenntnisse erforderlich. Innerhalb kurzer Zeit kann die Software intuitiv angewendet werden. Automatisierte Abläufe und einfache Strukturen erleichtern den Arbeitsalltag. Mitteilungen geben Aufschluss über den Stand einzelner Dokumente. Die beteiligten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erhalten gezielte Informationen über aktive Bearbeitungen. Die elektronische Datenverarbeitung beschleunigt den Workflow.

    Vergleich verschiedener Dokumentenmanagements vs. IPA-Suite

    Die IPA-Suite Lösung der e-dox GmbH ist eine Komplettlösung. Sie umfasst sowohl den erweiterten Scan als auch das komplette Dokumentenmanagement, die PDF-Bearbeitung und bei Bedarf Druckoptionen. Im Vergleich zu anderen Programmen handelt es sich hierbei um eine Software mit vielen Anwendungsbereichen. Mit Hilfe einer Lizenz lassen sich viele unterschiedliche Funktionen nutzen. Diese sind sonst nur durch mehrere Einzellösungen unterschiedlicher Hersteller möglich.

    Während einige Lösungen ausschließlich für den einfachen Scanprozess gedacht sind, verwalten andere nur die Dokumente. Das Dokumentenmanagement IPA-Suite vereint alles. Geschäftsprozesse werden so bereits innerhalb kleiner Unternehmen effizienter. Die Struktur und die Bedienung des Programms sind intuitiv. Alle Dokumente, E-Mails und Dateien werden verarbeitet, verwaltet und archiviert. Es sind keine weiteren Einzellösungen notwendig.

    • Digitale komplett (elektronische) Scan-Prozess-Lösung für alle Mitarbeiter und Anwender zur Verbesserung des Workflows: E-Mail, Papier, Anwendung, Mobile-App
    • Digitales Dokumentenmanagement / Dokumentenarchiv: schneller Zugriff auf Dokumente, Dateien und E-Mails, Metadaten mittels KI erkennen und nutzen, sicheres und automatisches Speichern der digitalen Dokumente (Einsicht des Prozesses der Bearbeitung einer Datei), Revisionssicherheit und Archivierung mittels digitalem DMS IPA-Suite
    • Zentrale digitale (voll elektronische) PDF-Bearbeitung: Erstellen, Bearbeiten, Unterschreiben und Signieren – ein Programm – alle Geschäftsprozesse – effizienter Workflow
    • Automatisches Druck-Management-System: Follow-You-Druck, Universal Driver, Serverless Print, Mobile Print

    Wie verbessert ein DMS den Workflow?

    Durch das digitale Dokumentenmanagement etablieren sich für jedes Unternehmen flüssigere Prozesse und kompaktere Abläufe. Ein leistungsfähiges Dokumentenarchiv ist jederzeit und von überall aus verfügbar. Standortunterschiede sind dadurch in Kürze behoben und auch externe Mitarbeiter können spezielle Zugriffsrechte erhalten.

    Die in der DMS-Software enthaltenen Dokumente und Rechnungen können einfach durchsucht, gefunden und bearbeitet werden. Kompakte Scan-Prozesse und eine komfortable Druckfunktion ermöglichen einen Workflow, der ohne DMS nicht möglich wäre.

    • Scannen von Unterlagen bzw. Papierdokumenten mit Umwandlung in einen Volltext
    • Automatisierte Erfassung wichtiger Metadaten – Workflow wird effizienter
    • Überwachung von E-Mail Postfächern mit automatischer Übertragung in das digitale DMS
    • Einfache Verwaltung von Dokumenten – Zugriff auf Dokumentenmanagement von überall aus
    • Strukturierung der Dateien zur Vereinfachung der Geschäftsprozesse
    • Überführung der Dokumente aus dem Dokumentenmanagementsystem in einen bspw. Freigabe-Workflow für Rechnungen oder Bestellungen
    • Komfortables Drucken (elektronisch) der Rechnungen und Dokumente
    • Erstellung neuer PDFs innerhalb des DMS Prozesses
    • QR-Code / Datamatrix Verarbeiten mit entsprechender Nutzung der Informationen im Verarbeitungsprozess des DMS
    • Archivierung abgelaufener Dokumente, mit Revisionssicherheit des Dokumentenmanagements

    Das digitale Dokumentenmanagementsystem überprüft alle eingehenden Dateien und die darin enthaltenen Informationen. E-Mails werden verarbeitet, PDF Dateien inhaltlich analysiert und Verträge und Rechnungen automatisch zugeordnet. Es gehen keine Dateien und Informationen verloren. Auch digitale Dokumente und erstellte Office-Dateien (z.b. .docx, .xlsx oder .pptx) werden erfasst. Mit Hilfe einer Struktur werden alle eingehenden und ausgehenden Dateien abgelegt. Die Metadaten jedes Dokuments werden gefiltert. Auch die Verknüpfung zu Rechnungsprogrammen und -workflows ist kein Problem.

    Das DMS speichert alle Bearbeitungsschritte, Versionen und Datumsstempel aller Unternehmensdokumente. Über einen Hashwert werden die Dokumente revisionssicher abgelegt.

    Neben der Erfassung von Dokumenten ist es ebenso wichtig, diese zu strukturieren. Die digitalen Unterlagen sollten jedoch auch bearbeitet werden können. Das erleichtert den Workflow. Ein modernes Dokumentenmanagementsystem ist komplett elektronisch basiert und arbeitet automatisiert. Dadurch können einzelne Dokumente den entsprechenden Personen zugewiesen werden. Diese können im Anschluss daran arbeiten. Das System protokolliert im Hintergrund alle Bearbeitungsschritte. Dadurch ist eine Rückverfolgung zu möglichen Änderungen oder zur Fehlerbehebung möglich. Während eines Bearbeitungsprozesses bleibt das Dokument weiterhin für alle Beteiligten zugängig. Nach der Fertigstellung wird lediglich ein Link versendet. Das Dokument selbst ist daher immer aktuell. Alle Mitarbeiter erhalten dieselbe Datenbasis und alle nötigen Metadaten für einzelne Dokumente.

    Ist ein Dokument nicht mehr relevant, eine Rechnung beglichen oder ein Vertrag abgelaufen, wird die entsprechende Datei archiviert. Die Bearbeitungsschritte und Metadaten bleiben erhalten. Das Dokument selbst ist im Anschluss jedoch schreibgeschützt. Das digitale Archiv spart Platz und lässt sich leicht durchsuchen. Die Auswertung der Metadaten erfolgt in wenigen Sekunden. Steht eine Finanzprüfung an, dienen die abgelegten Dokumente als Nachweis.

    Mitarbeitende erledigen ausschließlich die Aufgaben, die ihnen durch das System zugewiesen wurden. Es sind keine Zwischenschritte notwendig, da das DMS automatisiert arbeitet.

    Was braucht man an Hardware (z.B. Scanner, Drucker, Server) für digitale Dokumenten-Management-Prozesse?

    Als e-dox GmbH ermöglichen wir einen einfachen Einstieg beziehungsweise Umstieg auf die IPA Suite und damit auf ein sehr leistungsfähiges DMS. Um lange Beschaffungsprozesse zu vermeiden, versuchen wir bereits existierende elektronische Hardware einzubinden und nur bei Bedarf zu ergänzen. Dabei achten wir darauf, dass jedes der Geräte die aktuelle Firmware aufgespielt hat. Da beim Dokumentenmanagement viele Prozess zeitgleich ablaufen, muss die eingebundene Hardware optimal zusammen funktionieren. Neben der Hardware wird auch – sofern prozessual nötig – die Unternehmenssoftware in die Prozesse des Dokumentenmanagementsystems eingebunden.

    DMS als Voraussetzung für das optimale Homeoffice Angebot

    Die Corona Pandemie hat gezeigt, dass viele Unternehmen noch nicht ausreichend digitalisiert sind und somit recht unflexibel waren. Bei anderen Unternehmen hat sich in den letzten Jahren das hybride Arbeiten im Büro oder Homeoffice etabliert. Der Wechsel zwischen Homeoffice und Büro stellt dennoch für viele Unternehmen eine Hürde dar. Dokumente, Dateien und auch E-Mails sind nicht überall zentral gespeichert oder sind etwas nur über das Firmennetzwerk oder Intranet abrufbar und nicht von außen. Doch wenn Mitarbeitende von überall arbeiten sollen, muss ein durchgehender digitaler Workflow ermöglicht werden. Dafür ist es notwendig, dass Dokumente und Dateien zentral gespeichert und bei Bedarf abgerufen und bearbeitet werden können. So ist es dann möglich dann möglich, die ganze Mannschaft innerhalb von 5 Minuten ins Homeoffice zu verabschieden.

    Die Kombination aus Unternehmens-Hardware und richtiger DMS Software ist die Lösung. Die Produktivität bleibt erhalten, auch wenn der Arbeitsplatz variiert. Das papierlose Arbeiten schafft Freiheit sowie Flexibilität und hält gleichzeitig den Workflow aufrecht, da keine analogen Dokumente mehr auf irgendwelchen Schreibtischen auf Bearbeitung warten. Im Dokumentenmanagementsystem werden alle Dokumente zusammengeführt. Die Zusammenarbeit des gesamten Teams ist dadurch kein Problem mehr, auch wenn die Mitarbeitenden alle an unterschiedlichen Orten arbeiten. Durch die Nutzung einer digitalen Dokumentenablage wird das hybride Arbeiten ermöglicht und die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen gewährleistet.

    Spezifische Fragen zum Dokumentenmanagementsystem und den Dokumenten:

    Durch eine einfache Importfunktion (Upload) können alle bisher vorhandenen Dokumente in ein DMS überführt werden. Damit können alle Verträge, Rechnungen oder andere Dateien werden problemlos zentral abgelegt und für alle – mit entsprechenden Rechten – abgerufen werden. Abhängig vom jeweiligen DMS können ganze Ordnerstrukturen migriert oder nur einzelne Dateien hochgeladen werden. Häufig funktioniert das auch ganz einfach per Drag & Drop.

    Dokumente, die nur in Papierform existieren, können eingescannt und automatisch im neuen System abgelegt werden. Durch eine eigens angelegte Ordnerstruktur werden alle eingehenden, gescannten oder übertragenen Dateien direkt zugeordnet.

    Der Export funktioniert so einfach wie der Import und kann auch automatisiert erfolgen. Mit einem Mausklick werden Dateien oder Ordner aus dem Dokumentenmanagementsystem auf einen Computer heruntergeladen und gespeichert. Das Dokument innerhalb des DMS bleibt unverändert, es wird lediglich eine Kopie abgelegt. Wichtig zu wissen ist, dass Änderungen, die lokal auf dem Computer gemacht werden, die Datei im DMS nicht verändert, da die Datei in manchen Fällen logisch von der zentralen Datei getrennt wird.

    so behandelt. Jedes Dokument enthält einen sichtbaren Inhalt. An und mit diesem Inhalt kann gearbeitet werden. Dazu zählen zum Beispiel Rechnungen, E-Mails oder auch Verträge. Diese können jederzeit (je nach Berechtigung) verändert oder bearbeitet werden. Zusätzlich zum offensichtlichen Inhalt enthalten alle abgelegten Dokumente auch Metadaten. Metadaten sind zusätzliche technische Informationen, die auch für die Prozessautomatisierung im DMS notwendig sind. Die begleitenden Informationen (Metadaten) beinhalten unter anderem Erstelldatum, Bearbeitungsverlauf, mitarbeitende Personen oder auch die Projektnummer. Metadaten helfen auch dabei, dass Dokumente schneller gefunden und zugeordnet werden können.

    Ein Dokument wird also nicht nur in seiner ursprünglich sichtbaren Form abgelegt, sondern mit vielen Informationen versehen.

    Wer sich für ein Dokumentenmanagementsystem entscheidet, steht auch vor der Frage, wo soll das DMS betrieben werden? Lokal auf eigenen Server, in einem Rechenzentrum oder gar in der Cloud? Das ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und hängt stark von der jeweiligen Security Policy ab. Jede Option hat spezielle Vorteile und Nachteile.

    Cloudbasierte Lösungen sind häufig schneller verfügbar. Dabei ist darauf zu achten, dass die Einbindung existierender Hardware etwas mehr Aufwand bedeuten kann. Meist werden Hard- und Software direkt durch den Anbieter von Cloudlösungen bereitgestellt, da hierdurch das Zusammenspiel der einzelnen Komponenten erprobt ist. Die Nutzung von eigener Hardware und dem internen Server bedarf hingegen einiger Vorbereitungen. Des Weiteren ist zu beachten, dass eine Cloudanwendung auf ein schnelles und stabil verfügbares Internet angewiesen, da die Dokumente im Prinzip außerhalb des Unternehmensnetzwerks gespeichert sind. Bei On Premise Lösungen steht der Server mit dem DMS im eigenen schnellen Netzwerk, was eine höhere Datenverfügbarkeit garantiert.

    Die Wartung von cloudbasierten DMS Systemen obliegt dem Cloudanbieter. Er ist auch für die vereinbarte Verfügbarkeit verantwortlich und tauscht bei Bedarf Scanner und andere Peripherie aus. Wird die IT-Infrastruktur des DMS intern betrieben (On Premise), könnte sich das Unternehmen selbst um Hard- und Software kümmern, wenn entsprechende Ressourcen verfügbar sind. Häufig werden aber auch hier Fernwartungsverträge abgeschlossen, damit sich das Unternehmen um seine Kerngeschäft kümmern und sich auf eine laufende Infrastruktur verlassen kann.

    Neben der reinen Netzwerkverfügbarkeit hat ein Cloudanbieter den Vorteil, dass es sehr selten zu Speicherplatzproblemen kommt, da Cloudspeicher unkompliziert und automatisiert hinzugebucht werden kann. Auch das Thema Datensicherung ist bei Cloudanbietern häufig sehr unkompliziert. Bei On Premise Lösungen mit eigenen Servern im Haus, kann es dazu kommen, dass Festplatten volllaufen und nachgekauft werden müssen.

    Beim Thema Sicherheit heißt es oft, dass Cloudanbieter die unsicherere Wahl seien, weil gerade große Anbieter häufiger Angriffsziel für Hacker sein könnten. Dem muss man jedoch entgegenhalten, dass gerade große Anbieter im Verhältnis eine viel bessere und ausgeklügeltere IT-Sicherheitsinfrastruktur haben und damit die Daten in großen Datenclouds letztlich sogar sicherer sind als im eigenen Rechenzentrum oder dem Serverschrank im Keller.

    Wir von e-dox beraten Sie gern und finden die optimale DMS Lösung für Ihr Unternehmen.

    Was ist bei der Kaufentscheidung für ein digitales Dokumentenmanagement zu beachten?

    Die wohl wichtigste Frage am Anfang ist: Warum will ich ein DMS für mein Unternehmen? Was soll sich nach der Einführung für mein Unternehmen geändert haben?

    Es gibt sehr viele DMS Anbieter mit unterschiedlichen Spezialisierungen am Markt und es gibt die IPA Suite, die mehr den ganzheitlichen Einsatz im Unternehmen bedient. Am Ende ist es wichtig, dass die DMS Lösung zu den Anforderungen und zum Unternehmen passt. Dabei sollte vorher darüber gesprochen werden, welche Prozesse optimiert werden können. Insbesondere dann, wenn analoge Prozesse digitalisiert werden sollen, sollte das Unternehmen Offenheit gegenüber Prozessänderungen zeigen, da eine unglücklicher analoger Prozess in digitaler Form häufig nicht besser wird. Digitalisierung heißt auch Umdenken.

    Mit der IPA Suite bietet e-dox kosteneffiziente DMS Komplettlösung, besonders für KMU. Der Nutzwert der IPA Suite ist groß, nicht nur mit Blick auf ortsunabhängiges Arbeiten und beschleunigte Workflows. Der Einsatz eines DMS steigert auch die externe und interne Qualität eines Unternehmens, da Fehlerquoten stark reduziert werden. Wer sich für die IPA Suite entscheidet, sichert so die Zukunft seines Unternehmens.

    Sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie bei allen Fragen rund um das optimale Dokumentenmanagementsystem.