Digital Workspace: Der Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen

Mobiles Arbeiten ist seit dem Beginn der Cororna-Pandemie ein wichtiges Thema für viele Unternehmen. Über 50 % aller Berufstätigen arbeiten laut IDG-Studie Smart Workplace 2020 und Bitkom Research aktuell nicht an ihrem physischen Büro-Arbeitsplatz, sondern an einem mobilen Arbeitsplatz. Plötzlich wird mobiles Arbeiten und ein digital Workplace von einem netten Feature zu einem notwendigen Aspekt, um konkurrenzfähig zu bleiben.

Warum Ihr Unternehmen jetzt einen digital Workplace braucht:

1. Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit

Durch die Kommunikation online können die Mitarbeiter ihre Besprechungszeit nicht nur besser in den normalen Arbeitsalltag integrieren, sondern haben bei z.B. Absprachen über einen Chat sogar eine Absicherung, sollte es zu Widersprüchlichkeiten kommen. In einer Studie der Initiative für Gesundheit und Arbeit gaben ca. 64% der Erwerbstätigen an, dass ein hohes Maß an Flexibilität das Verhältnis von Beruf- und Privatleben verbessert.

2. Effizienteres Arbeiten – dank intelligenter Dokumente

Laut einer Studie der Hans Böckler Stiftung geben 60 Prozent der Befragten an, die Arbeit daheim sogar effektiver organisieren zu können als im Betrieb. Der Grund: digitale Dokumente bieten weitaus mehr Überblick als z.B. Rechnungen auf dem Papier.

3. Transparenz im Workflow

Dank digitaler Workflows lässt sich viel besser ein gemeinsames Bearbeitungsboard bestellen. Mit online Meetings wird niemand mehr vom aktuellen Stand abgehängt, ganz egal, von wo er gerade zuhört. Außerdem speichern viele Dokumentenarten inzwischen ab, welche Veränderungen von welchem Nutzer unternommen wurden. So wird nicht nur der allgemeine Überblick, sondern auch die Transparenz erhöht und das gemeinsame Arbeiten noch leichter gemacht.

4. Verbesserte Kundenbeziehungen

Ein Arbeitsumfeld zu erschaffen, in dem Kunden im Mittelpunkt stehen und nachhaltiges Wirtschaften ermöglicht wird, ist in der modernen Welt von großer Wichtigkeit. Bei einem aufgetretenen Problem können die digitalen Dokumente zudem direkt zum Kunden mitgebracht werden, ohne einen dicken Ordner mitzuschleppen und so eine Datenschutzverletzung zu riskieren.

5. Erhöhte Produktivität

Mobilität am Arbeitsplatz und im Privatleben erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Das ist sehr wichtig, denn: Eine Studie von der University of Warwick fand heraus, dass glückliche Menschen bis zu 12% produktiver arbeiten.

Wie gestaltet man einen modernen Digital Workspace?

Ein mobiler Arbeitsplatz hat also offensichtliche Vorteile. Doch wo fängt man an, wenn man einen mobilen Arbeitsplatz für das eigene Unternehmen und die Mitarbeiter gestalten will? E-dox zeigt, wie es geht:

1. Entwickeln Sie eine ganzheitliche Idee

Wichtig hierbei: eine gute Vorstellung dafür, wie der neue Arbeitsplatz aussehen soll und welche Probleme er löst. Wichtige Fragen sind hierbei: Wie soll es sich anfühlen, zukünftig in dem Unternehmen zu arbeiten? Welche Probleme oder Hürden gibt es im Moment im Unternehmen? Und wie können diese durch digitale Arbeitsweisen gelöst werden?
Dieser erste Schritt ist der Wichtigste. Wenn Sie Probleme damit haben, sich ein ganzheitliches Bild ihres Unternehmens zu machen, scheuen Sie sich nicht davor, nach Hilfe zu fragen. E-dox bietet z.B. eine umfangreiche Gesamtanalyse der Ausgangssituation und kann Ihrer Firma direkt die Lösungen anbieten, die Sie benötigen.

2. Holen Sie alle wichtigen Personen an einen Tisch

Damit sind nicht nur die Chefs gemeint. Stellen Sie sich Fragen wie: Welcher Mitarbeiter/ welche Mitarbeiterin bearbeitet die meisten Papiere? Welcher Mitarbeiter/ Welche Mitarbeiterin dient als Schnittstelle der wichtigsten Informationen im Büro? Befragen Sie dazu einfach die Mitarbeiter, die Ihnen gerade auf dem Firmenflur begegnen. Auch Azubis oder Werkstudenten sind ein guter Anhaltspunkt, um veraltete Systeme oder Fehler ausfindig zu machen, da sie noch einen weniger routinierten Blick auf die Firma haben. Digital Workspace ist kein „IT only“-Projekt. Sie möchten schließlich einen grundlegenden organisatorischen Wandel einläuten, nicht (nur) ein neues Tool launchen.

3. Finden Sie einen Technologie- und Implementierungspartner und definieren Sie mit ihm Ihre Strategie

Wenn Sie nicht gerade ein Unternehmen für Digital Workspaces führen, sollten Sie an diese Stelle externen Support an Bord holen. Geraten Sie nicht in Versuchung, alles selbst umzusetzen. Eine mögliche Kostenersparnis bezahlen Sie mit dem hohen Risiko, zu scheitern und dabei viel Zeit, Geld und Nerven zu verlieren.

Viele Firmen, die digitale Lösungen für andere Unternehmen anbieten, haben inzwischen die Möglichkeit, den neuen Workspace individuell an Ihr Unternehmen anzupassen und wissen, welche Fehler man am besten vermeiden sollte. Hier ist eine ehrliche und aufgeschlossene Kommunikation besonders wichtig, denn nur so kann die Umsetzung ohne Probleme von statten gehen.

4. Gehen Sie in die Umsetzung

Nun kommt endlich der besonders spannende Teil. Die beschlossenen Maßnahmen werden nach und nach implementiert. Lassen Sie sich dabei Zeit und beobachten Sie bei jeder Neuerung genau, welchen Effekt dies auf Ihr Unternehmen und die Arbeitsweise der Mitarbeiter hat! Beschlossene Lösungen bringen nur dann etwas, wenn das gesamte Unternehmen davon profitiert. Bei Veränderungen, die keinen oder nur einen geringen Effekt haben, sollte darüber nachgedacht werden, diese nicht wieder rückgängig zu machen, auch, wenn sie in der Theorie sehr vielversprechend aussahen.

Stellen Sie sicher, dass jeder die Hilfe erhält, die er braucht. Ihr Service Provider spielt auch hier eine große Rolle. Als Experte für digitales Arbeiten übernimmt er den Support und überwacht die erste Zeit im Idealfall auch als Ansprechpartner vor Ort im Unternehmen.

5. Überprüfen Sie die Veränderungen

Nach der Umsetzung wird besonders die Kommunikation mit den Mitarbeitern wichtig. Auch über einen längeren Zeitraum sollten die Neuerungen in der Diskussion bleiben. Ihr Erfolg misst sich letztendlich nicht daran, wie ausgefeilt Ihre Kommunikationskanäle sind, sondern daran, ob sie Ihren Mitarbeitern wirklich dienen. Beobachten Sie also die Implementierungen und die neuen Schnittstellen und passen Sie gegebenenfalls noch Details an.