In vielen mittelständischen Unternehmen scheitert die durchgängige Digitalisierung und Automatisierung noch immer an einem entscheidenden Punkt – der Unterzeichnung von Verträgen, neuen Geschäftsvereinbarungen und Rechnungen. Häufig ist es noch gängige Praxis, die Dokumente auszudrucken, manuell zu unterschreiben und anschließend einzuscannen, um auf der „gesetzeskonformen Seite“ zu sein. Dieser umständliche Prozess ist überhaupt nicht mehr nötig, denn seit 2016 sind digitale Signaturen mit der EU-Verordnung eIDAS im Rechtsverkehr europaweit anerkannt und absolut sicher. In vielen Fällen verlangt der Gesetzgeber keine eigenhändige Unterschrift mehr. Damit spielt die elektronische Signatur eine entscheidende Rolle bei der vollständigen Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rahmen der digitalen Transformation. Es ist an der Zeit, diese innovative Lösung zu nutzen und den Weg in die papierlose Zukunft zu ebnen.

Unterschreiben im Handumdrehen – schnell, einfach, rechtsgültig mit der digitalen Signatur

Die elektronische Signatur, auch digitale Signatur oder E-Signatur genannt, ist eine Methode, digitale Dokumente rechtsverbindlich zu unterzeichnen. Sie dient dazu, die Authentizität, Integrität und Unveränderbarkeit von Dokumenten zu garantieren. Die E-Signatur bietet eine sichere sowie effiziente Alternative zur herkömmlichen handschriftlichen Unterschrift. Unternehmen oder Privatpersonen können Dokumente schnell und einfach online unterzeichnen, ohne auf die Rechtsverbindlichkeit verzichten zu müssen.

Vom Papierkram zur digitalen Leichtigkeit – 3 Arten der elektronischen Signatur

In der EU gibt es verschiedene Arten von Signaturen, die sich in ihrer technischen Ausgestaltung sowie in ihrer Rechtswirkung unterscheiden. Maßgeblich hierfür ist die „eIDAS-Verordnung“ (electronic IDentification And Trust Services). Diese Verordnung differenziert zwischen drei Arten von digitalen Unterschriften:

• einfach: Dies ist die Basisform der elektronischen Signatur mit geringer Beweiskraft, bei der eine E-Unterschrift oder ein Bild der händischen Unterschrift in das Dokument, z.B.in eine E-Mail-Signatur, eingefügt wird.
• fortgeschritten: Bei der fortgeschrittenen E-Signatur ist eine eindeutige Zuordnung zum Unterzeichnenden nachweis- und nachvollziehbar, wenn Änderungen an signierten Datensätzen vorgenommen wurden.
• qualifiziert: Die Signatur wird mit einem qualifizierten elektronischen Zertifikat erstellt. Sie stellt die höchste Stufe der Rechtssicherheit dar und ist der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt.

Zeit sparen und Sicherheit gewinnen – 5 Vorteile der digitalen Unterschrift

Die E-Signatur erleichtert nicht nur den Übergang von papierbasierten zu digitalisierten Arbeitsabläufen oder die Möglichkeit, Dokumente online zu unterzeichnen, sondern bietet auch eine Reihe von Vorteilen für KMUs, die die Arbeitsprozesse im Büro optimieren, den Datenschutz gewährleisten und das Zeitmanagement verbessern.

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