Der digitale Rechnungsprozess – e-dox

Es muss der Kaffee sein … oder?

„Guten Morgen“ ruft jemand in unser Berliner Büro hinein. Es ist genau 8:00 Uhr und ich frage mich, wie man um diese Uhrzeit schon so fröhlich sein kann. Ich selbst bin noch ganz verschlafen, sehe niemanden, befinde mich wie immer irgendwo zwischen aktuellen Dokumenten und bereits archivierten Verträgen und arbeite auf Hochtouren. Da stürmt meine Kollegin auch schon gut gelaunt hinein. Ich verdrehe die Augen. Sie sieht es zum Glück nicht. Immerhin wurde ich eingestellt, um das Team zu entlasten. Das die Last auf mir ruhen würde, hatte ich nicht geahnt. Ich arbeite weiter und erwische mich dabei, wie ich ebenfalls „Guten Morgen“ brumme.

„Die aktuelle Rechnung ist da“ triumphiert meine Kollegin Clara nun an ihrem Schreibtisch. Es ist 8:02 Uhr. „Bitte zur Überprüfung weiterleiten“ schreit sie schon fast glücklich zu mir herüber. Ich blicke kurz auf. Es ist 8:03 Uhr als die Rechnung bei unserem Einkaufsleiter Finn ankommt, der die Überprüfung übernimmt. Auch er empfängt mich Freude strahlend und bedankt sich. Er hat einen Kaffee in der Hand und grinst breit. Wie können in diesem Büro alle so voller Tatendrang und guter Laune sein – noch dazu an einem Montagmorgen? Liegt das am Kaffee? Ich verstehe die Welt nicht mehr.

Wenig später kommt die Bestätigung von Finn. „Alles in Ordnung. Die Kostenstelle steht hier.“ freut er sich. Es ist 8:10 Uhr und ich bin immer noch müde. Dennoch bereite ich mich schon mal auf ein längeres Gespräch mit unserem Geschäftsführer Markus in Dresden vor. Nur er kann die Zahlung der Rechnung auch wirklich freigeben. Erneut verdrehe ich die Augen und atme tief ein. Eine Benachrichtigung kommt an. Es ist 8:15 Uhr als Markus die Zahlung mit nur einem Klick freigibt. Das ging schnell, wundere ich mich.

Jetzt ruft Clara an ihrem Schreibtisch in Berlin irgendetwas von „Rechnung gebucht. Zack. Das ging schnell. Und weiter. Nächste Aufgabe.“ Ich blicke auf die Uhr. Es ist fast 8:20 Uhr. Clara ist noch keine 20 Minuten hier und hat schon die erste Aufgabe erfolgreich abgehakt. Ich hingegen bin immer noch irgendwo zwischen archivierten Dokumenten und ständig ankommenden E-Mails. Wieso muss auch alles bei mir landen?

4 Jahre vergehen. Ich habe mich inzwischen an meinen Job gewöhnt und verstanden, wieso alle so glücklich sind. Es liegt an mir. Ich lache nie, grinse selten und spreche auch nicht so gern. Doch trotz meines introvertierten Verhaltens arbeite ich effizient. Dank mir ist der Workflow im Einklang. Das erste Mal grinse ich.

Mittlerweile arbeite ich noch in anderen Unternehmen. Auch dort waren nach meinem ersten Arbeitstag plötzlich alle so ausgeglichen. Sie bezeichnen mich als Multitalent und nennen mich meist DMS. Ich bin ein Dokumentenmanagementsystem und nehme dem gesamten Team wirklich enorm viel Arbeit ab. Erst heute wollte Sarah aus dem Einkauf eine bestimmte Rechnung haben. Nach einem kurzen Checkup habe ich ihr die archivierten Belege gezeigt. Sofort hat sie gefunden, was sie suchte.

Es kommt also nicht nur auf den Kaffee am Morgen an, sondern auf so viel mehr …

Ich bin IPA Suite. Effizient & Zukunftsorientiert.

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