Nachhaltige Büroarbeit: So geht Green Office richtig

Immer mehr Unternehmen denken über Klimaschutz nach. Doch ist Umweltschutz im Büro wirklich so einfach wie behauptet?

18 Millionen Bildschirm- und Büroarbeitsplätze gibt es derzeit in Deutschland. Es gibt viele Ansätze und unterschiedliche Maßnahmen für ein umweltgerechtes Arbeiten. Pflanzen ins Büro stellen, schlecht bedrucktes Papier als Notizzettel verwenden oder mit dem Fahrrad zur Arbeit fahren – all das kann CO2 einsparen.

Doch was kann ein Unternehmen effektiv für die Umwelt tun, ohne seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zusätzlich zu belasten?

Vor allem die Optimierung papierintensiver Dokumentenprozesse kann die Umweltbilanz eines Büros deutlich verbessern. Viele Unternehmen setzen daher verstärkt auf Dokumentenmanagementsysteme, die das papierlose Arbeiten unterstützen sollen.

Wie Sie Ihren Papierverbrauch in den Griff bekommen

Die meisten modernen Druckersysteme sind bereits mit ökologischen Einstellungen ausgestattet, die u.a. doppelte Ausdrucke vermeiden. Auch das beidseitige Bedrucken von Papier spart Ressourcen. Durch eine digitale Arbeitsweise und eine vernünftige Wartung der Office-Drucker können jedoch am meisten Ressourcen eingespart werden.

Dies ist z.B. durch ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem oder einen Managed Print Service möglich. So kann nicht nur der Papierverbrauch reduziert, sondern auch die Effizienz am Arbeitsplatz gesteigert werden. Ein weiterer Vorteil digitalisierter Dokumente ist die Möglichkeit, Video- und Telefonkonferenzen auszubauen oder direkt einzuführen. Dies erspart nicht nur lange und umweltbelastende Geschäftsreisen, sondern erleichtert auch das Arbeiten von zu Hause aus (erfahren Sie in unserem Blogartikel „Hybrides Arbeiten“ mehr zum Thema Home Office). Natürlich sind einige Reisen unumgänglich, aber es ist immer gut, sich die Option der Heimarbeit offen zu halten, nicht nur wegen des Umweltbonus.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen drei Schritte, wie Sie die Umwelt und Ihr Unternehmensbudget nachhaltig schonen können.

1. Ist-Analyse

Die Ist-Analyse beschreibt und analysiert die bestehenden Dokumenten- und Informationsprozesse in Ihrem Unternehmen. Dabei ist es wichtig, sich genau vor Augen zu führen, wie die aktuelle Situation ist und wie die Zukunft im Büro aussehen soll.

Stellen Sie sich zum Beispiel folgende Fragen:

• In welchen Bereichen gibt es Probleme, die es zu optimieren gilt?
• Wie viele Dokumente und Dateien werden wie oft dupliziert, um sie dann in veränderter Form wieder zu verwenden?
• Gibt es kostenintensive Lagerflächen? Können diese Kosten minimiert werden?

Wenn Sie im Anschluss an die Analyse Veränderungen planen, sollten diese natürlich vorher mit den Mitarbeitern besprochen werden. Gemeinsam mit den Kolleginnen und Kollegen können Wünsche aus dem Büroalltag berücksichtigt und so weitere Lösungen entwickelt werden.

Die Analyse ergibt häufig, dass ein Dokumentenmanagementsystem benötigt wird. Dieses ermöglicht z.B. über ein Scanverfahren die digitale Weiterverarbeitung der Dokumente. Ein Beispiel hierfür ist die DMS-Box von e-dox.

2. Dateien online speichern und Bearbeiten

Ist die Entscheidung für ein Dokumentenmanagementsystem gefallen, können elektronische Dokumente nun wie im analogen Arbeitsalltag bearbeitet werden – nur ohne unnötige Papierverschwendung. Eine intuitive und leicht verständliche Bedienung erleichtert das Arbeiten auch für nicht technikaffine Mitarbeiter. Die Versionierung ermöglicht es, verschiedene Versionen eines Dokuments zu speichern und so versehentliches Löschen oder falsche Bearbeitungen zu vermeiden.

Durch die IDs der einzelnen Mitarbeiter ist es sogar möglich, gleichzeitig am selben Dokument zu arbeiten und es ist jederzeit transparent, wer welche Änderungen vorgenommen hat.

Ein Workflow, der früher mehrere Papierbögen benötigte, bleibt so übersichtlich und umweltfreundlich.

3. Schrittweise Anpassung des Büros

Nach Abschluss der Installation werden alle Mitarbeiter in Workshops mit der neuen Software vertraut gemacht. Nach einer kurzen Eingewöhnungszeit können im täglichen Einsatz nicht nur Prozesse optimiert, sondern auch viel Papier eingespart werden. Das schont nicht nur das Unternehmensbudget, sondern auch die Umwelt.

Die Umstellung kann so schnell oder langsam erfolgen, wie es Ihr Unternehmen benötigt. Ein kundenorientierter DMS-Service bietet jederzeit die Möglichkeit, einzelne Funktionen hinzu zu buchen oder auch wieder zu deinstallieren.

Echter Umweltschutz statt Greenwashing

Der Einfluss des Menschen auf das Klima ist unbestritten. Um den Büroalltag klimafreundlicher zu gestalten, muss der CO2-Fußabdruck aber nicht gleich auf Null gesetzt werden. Eine glaubwürdige Nachhaltigkeitsstrategie sollte jedoch fester Bestandteil der Zukunftsplanung eines Unternehmens sein.

Das funktioniert in jeder Branche und bei jeder Betriebsgröße.

Ernsthaftes Engagement wird nicht nur von den Mitarbeitern, sondern auch von den Kunden honoriert. Das Ausschöpfen der eigenen Potenziale bzgl. Effizienz schafft nicht nur einen wertvollen Beitrag zum Klimaschutz, sondern auch einen langfristigen Marketingeffekt, der sich direkt auf den Umsatz auswirkt.

Statt nur eigene Emissionen zu kompensieren, sollten Unternehmen in Zukunft verstärkt darauf achten, Emissionen zu reduzieren oder ganz zu vermeiden. Ein geeignetes Konzept mit vernetzten Softwarelösungen und die Umstellung auf effizientere Bürogeräte können ein guter Start in eine grüne Zukunft sein.

Vereinbaren Sie einen Termin mit unseren Experten und erfahren Sie, wie Sie Ihre Prozesse effizient und nachhaltig gestalten können. Profitieren Sie dabei von mehr als 20 Jahren Erfahrung in den Bereichen Multifunktionsdrucker, digitale Transformation und IT-Sicherheit.