Smarte Lösungen fürs Dokumentenmanagement

Digitales Dokumentenmanagement

Digital Arbeiten mit digitalen Dokumenten – viele sprechen dabei von Dokumentenmanagement. Doch was ist das eigentlich und was sind die Vorteile für Ihr Unternehmen?

Kurz zusammengefasst: Dokumentenmanagement managed digitale Dokumente. Es bedeutet, die unterschiedlichsten Arten von Dokumenten elektronisch bearbeiten, weiterleiten und verwalten zu können. Ohne Mehraufwand und ohne lange Bearbeitungszeiten.

Warum digital statt analog?

Ein Dokumentenmanagement-System ist ein vollumfassendes Prinzip. Hier können nicht nur Arbeitsprozesse automatisiert und vereinfacht werden, sondern werden auch sofort rechtssicher archiviert und zu den korrekten Zeiten automatisch gelöscht. Mit einem Dokumentenmanagement-System sparen Sie also nicht nur bares Geld, sondern machen sich zusätzlich zukunfts- und konkurrenzsicher!

Ein Beispiel:

In einem Unternehmen kommt eine Rechnung an. Diese wird von einer Mitarbeiterin angenommen, abgestempelt und weitergegeben. Der nächste Mitarbeiter prüft, unterschreibt und stempelt das Dokument erneut, woraufhin die Rechnung ins Archiv gebracht und dort eingelagert wird. Dieser Arbeitsprozess dauert im Schnitt 30 Minuten bis zur Archivierung!

Gibt es nun ein Problem mit dem Verrechnungsprozess, muss der passende Ordner und die passende Rechnung lange herausgesucht werden. Dies dauert im Schnitt ebenfalls 18 Minuten. Zudem muss auf die Deadline zur Vernichtung der Dokumente Acht gegeben werden.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem verläuft der Workflow rund um die Rechnung in weniger als 5 Minuten. Es werden Laufwege erspart und die eingebundenen Mitarbeiter bekommen eine Meldung, sobald das zu bearbeitende Dokument vorliegt. Die Archivierung erfolgt komplett automatisch, zusammen mit der Revisionssicheren Löschung.

Vorteile

Höhere Effizienz und Produktivität
Geringere Kosten für die Dokumentenablage
Datensicherheit und Compliance
Fortbestand Ihres Unternehmens

Merkmale

unabhängig von Unternehmensbranche & -grösse
automatische Durchlaufprotokollierungen
erlauben mobile Zugriffe
hohe Unternehmenstransparenz

Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems

Sie überlegen, ein Dokumentenmanagement-System in Ihre Firma einzuführen? Kein Problem! e-dox unterstützt Sie dabei gerne und macht die Umstellung nicht nur unkompliziert, sondern auch mit den Geräten, die in Ihrer Firma schon vorhanden sind.

In nur 5 Schritten findet Ihre digitale Umstellung statt. Wir orientieren uns dabei an die vorhandene Mitarbeiterkultur und passen die Entwicklung an die spezifischen Anforderungen in Ihrem Unternehmen an.