Leitfaden für Dokumentenmanagementsysteme

Digitale Geschäftsprozesse machen den Arbeitsalltag effizienter. Das hört man überall. Aber was bedeutet das genau?

Kurz gesagt: Es macht das (Büro-)Leben leichter.

DMS sind für jedes Unternehmen flexibel und schnell einsetzbar. Egal, ob Sie sich für eine lokale Box oder eine Cloud-Variante entscheiden. Nach der Installation erfüllen beide Varianten die gleichen Aufgaben und es kann damit begonnen werden, alle analogen Dokumente in das Zielsystem einzuspeisen. In der Zwischenzeit laufen die gewohnten Geschäftsprozesse einfach weiter – nur eben digital.

Die Hauptaufgabe eines DMS ist es, Geld zu sparen, indem Zeit und Ressourcen besser verteilt werden. Eine Umfrage von Statista hat ergeben, dass Mitarbeiter täglich bis zu zwei Stunden mit der Suche nach Informationen verschwenden. Ein gutes Dokumentenmanagementsystem kann hier Abhilfe schaffen.

Was kann ein DMS?

Ein digitaler Workflow vermeidet unnötige Wege durch das Gebäude von einer Abteilung zur anderen. Die automatische Sortierung und Zuordnung der Dokumente zu den richtigen Mitarbeitern erleichtert den Workflow untereinander und lässt mehr Zeit für sinnvolle Absprachen. Da die Dokumente sinngemäß abgelegt und gespeichert werden, können die richtigen Dokumente zum richtigen Zeitpunkt gefunden und müssen nicht erst gesucht werden. Dies geschieht über eine individuelle Schlagwortsuche.

Zudem werden unnötige Kopien vermieden und Papierberge reduziert, die manuell durchsucht werden müssten. Das spart nicht nur Geld, sondern schont auch die Umwelt. Wer ohnehin wenig Platz in den eigenen Büroräumen hat, wird sich zudem freuen, wenn er dank digitalem Dokumentenmanagement keine Regale mehr mit dicken Aktenordnern füllen muss.

In unserem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, welche Kriterien bei der Auswahl, Einführung und Nachbetreuung von DMS wichtig sind.

1. Die Auswahl des Anbieters

Der Markt für DMS ist unübersichtlich. Auch wenn alle Systeme in etwa die gleichen Funktionen bieten: Der Qualitätsunterschied liegt vor allem beim Systemanbieter und dessen Service.

Der angebotene Funktionsumfang und eventuell anfallende Folgekosten sind dabei die wichtigsten Faktoren. Wenn man nicht aufpasst, können sich das erste Angebot und die Endabrechnung stark unterscheiden. Die Vereinbarung der Vollständigkeit aller Nebenkosten und Dienstleistungen sollte zum Standard eines guten DMS-Dienstleisters gehören.

Auch die Erreichbarkeit des Anbieters bei auftretenden Problemen (Supportbedingungen) sollte berücksichtigt werden.

2. Die Auswahl der Leistungen

Schon bei der Auswahl des Anbieters sollten Sie sich über Ihre Anforderungen an das DMS im Klaren sein. Bei der Auswahl der ersten Leistungen müssen diese Vorstellungen allerdings schnell konkretisiert werden.

Die Aussage „effizientere Arbeitsabläufe“ reicht nicht mehr aus.

Ein guter Anbieter hilft Ihnen bei der Beurteilung, welche Lösungen für Ihr Unternehmen am sinnvollsten sind. Als Grundsatz für eine eigene Einschätzung gilt jedoch: In einem effizienten, digitalen Workflow arbeiten Mensch und Technik zusammen.

Im Hinblick auf die Technik ist vor allem ein detaillierter Blick auf die bereits bestehenden Prozesse wichtig. In den meisten Fällen kristallisieren sich dabei direkt erste Ansatzpunkte heraus. Ist die technische Basis veraltet, wird es auch ein gutes DMS schwer haben, den Workflow zu verbessern. Wenn es aber an ganz bestimmten Schnittstellen hakt, kann ein DMS als Brücke dienen oder das Problem von vornherein umgehen.

Gleichzeitig steht der Anwender im Mittelpunkt. Hier ist die Fehlersuche schon einfacher, da die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter direkt angesprochen und nach ihren Kritikpunkten gefragt werden können: Was läuft an den aktuellen Prozessen gut? Was nicht? Und was davon könnte mit einer zusätzlichen Funktion des DMS beseitigt werden?

Je genauer die Analyse ist, desto besser kann später eine individuelle Lösung für Ihr Unternehmen gefunden werden. Deshalb ist es in den meisten Fällen sinnvoller, sich auf die Expertise des Anbieters zu verlassen und diese mit den Wünschen und Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verknüpfen.

3. Die Implementierung

Sobald Sie sich für die ersten Lösungen entschieden haben, wird der Anbieter mit der Implementierung beginnen. Es werden Datenbanken angelegt und die Software installiert.

Die Grundinstallation erfolgt durch den DMS-Anbieter.

Sobald das System läuft, wird die Software zum ersten Mal angepasst. Hierbei ist darauf zu achten, dass alle Anforderungen, die im Vorfeld vereinbart wurden, erfüllt werden. Das Anpassen der Software (Customizing) nimmt wahrscheinlich die meiste Zeit in Anspruch, da für die einzelnen Arbeitsprozesse die passenden Systemabläufe konfiguriert werden müssen.

4. Die Umstellung

Zeitdruck, knappe Ressourcen und überlastete Mitarbeiter: DMS-Systeme müssen unter Alltagsbedingungen eingeführt werden, das Tagesgeschäft darf nicht unter der Umstellung leiden. Umso besser, wenn von Anfang an eine gemeinsame Wissensbasis geschaffen wird, die sich sofort mit einer intuitiven und leicht verständlichen Bedienung verbinden lässt.

Die Umstellung sollte so effizient und komfortabel wie möglich erfolgen. Eine Abstimmung mit den Mitarbeitenden ist dabei unerlässlich. Diese Abstimmung sollte sehr ernst genommen werden, um die Akzeptanz der neuen Arbeitsumgebung zu erhöhen. Der Einstieg kann jedoch noch weiter erleichtert werden. Das Schöne an einem DMS ist die Möglichkeit, verschiedene Funktionen einzeln zu buchen. Je nach Budget ist es so möglich, die Einarbeitung Schritt für Schritt durchzuführen und damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu entlasten. So lassen sich zeitnah erste Ergebnisse erzielen, ohne dass der normale Arbeitsablauf gestört und Ressourcen zu stark belastet werden.

5. Nach der Installation

In den meisten Unternehmen werden die ersten Erfahrungen mit dem neuen System und den neuen Prozessen im Finanz- und Rechnungswesen gesammelt. Die Gründe dafür sind einfach: Hier ist die Effizienz des neuen Workflows am offensichtlichsten und die internen Abläufe unterscheiden sich meist nicht allzu sehr von denen in anderen Abteilungen. Auch der Aufwand ist überschaubar.

Weitere Abteilungen, die sich für einen erfolgreichen Start eignen, sind der Vertrieb oder die Personalabteilung. Mit Pilotprojekten lässt sich schnell herausfinden, welche Funktionen eines DMS für das Unternehmen später wirklich sinnvoll sind. Die gesammelten Erfahrungen sind auch hilfreich, wenn digitale Prozesse auf andere Unternehmensbereiche übertragen werden sollen. Achten Sie unbedingt auf Kritik und Einwände Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Je offener die Mitarbeiter mit dem neuen System umgehen, desto einfacher ist es später, den digitalen Umstellungsprozess an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen.

Fazit

Mit der zunehmenden Menge an Daten und Dokumenten in nahezu allen Wirtschaftsbereichen wachsen auch die Herausforderungen für Unternehmen. Im Alltag verliert man schnell den Überblick, insbesondere wenn es um die Verteilung und Bearbeitung von Aufgaben geht. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und den Überblick zu behalten, lohnt sich die Investition in ein DMS. Ein DMS schafft Zeit und Ressourcen für das Wesentliche.

Die damit verbundene Digitalisierung von Arbeitsabläufen ist ein komplexer Prozess, deshalb unterstützen wir Sie ganzheitlich: von der Ist-Analyse über die Systemauswahl bis hin zur Implementierung und Betreuung. Vereinbaren Sie einen Termin mit unseren Experten und erfahren Sie, wie Sie Ihre Prozesse effizient und nachhaltig gestalten können. Profitieren Sie dabei von mehr als 20 Jahren Erfahrung in den Bereichen Multifunktionsdrucker, digitale Transformation und IT-Sicherheit.