Sicherheitsrisiko Drucker

Ist Ihr Unternehmen bereits Opfer eines Cyberangriffs geworden? Dann sind Sie nicht allein. Jedes Jahr werden zahlreiche Unternehmen in Deutschland gehackt, beliebtes Einfallstor: der Drucker. Denn trotz ihrer offensichtlichen Einbindung in das Netzwerk werden diese Geräte in der IT-Sicherheitsarchitektur oft vernachlässigt – mit zum Teil erheblichen Auswirkungen auf die strukturelle Daten- und Dokumentensicherheit.

Mit welchen einfachen Schritten Sie dies verhindern und Ihre Datenschutz- und Compliance-Richtlinien sicherstellen können, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag.

1. Zentrale Administration

Eine große Anzahl von Druck- und Scangeräten bedeutet einen enormen manuellen Aufwand, wenn es darum geht, Konfigurationsänderungen oder Sicherheitsupdates geräteübergreifend durchzuführen. Gerade bei größeren Druckerflotten ist es daher sinnvoll, alle Geräte zentral zu verwalten. Durch diese Vereinheitlichung lassen sich neben Sicherheits- oder Funktionsupdates auch Verbrauchsmaterialbestellungen einfacher organisieren. Gleichzeitig können Schwachstellen im System besser überwacht und Sicherheitsberichte zuverlässiger bereitgestellt werden.

Ihr Vorteil: Ein zentrales Management stellt sicher, dass kein Drucker in der Sicherheitsarchitektur vergessen wird. Ebenso werden Fehlerquellen durch ein gezielteres Management, z.B. von Sicherheitsupdates, reduziert.

2. Zugriffsrechte im Druckprozess

Wie bei anderen Netzwerkkomponenten sollten auch bei Druckern und Multifunktionsdruckern (MFP) die Zugriffsrechte verwaltet und kontrolliert werden, da sonst sensible Netzwerkeinstellungen unbemerkt verändert werden können.

IT-Administratoren können beispielsweise den Zugriff auf Netzwerkeinstellungen durch ein Passwort einschränken. Gleichzeitig verfügen die meisten Netzwerkdrucker oder MFPs heute über eine individuell konfigurierbare Bedienfeldsperre, die verhindert, dass wichtige Einstellungen am Gerät verändert werden können.

Ihr Vorteil: Durch die Definition von Zugriffsrechten auf Netzwerkeinstellungen erhöhen Sie die gesamte Netzwerksicherheit, während Sie die Funktionalität für alle Mitarbeiter aufrechterhalten.

3. Druck- und Scandaten verschlüsseln

In den meisten Fällen werden die Druck- und Scandaten zwischen Client und Computer unverschlüsselt übertragen. Das bedeutet, dass diese Datenströme von anderen Computern abgefangen, eingesehen oder sogar verändert werden können – ein Alptraum für die Sicherheit Ihrer vertraulichen Informationen!

Mit Hilfe von Verschlüsselungen und Überwachungstools können diese Daten und Dokumente vor dem unbefugten Zugriff Dritter geschützt werden. Zusätzlich können spezielle Netzwerk-Sniffer eingesetzt werden. Das sind Programme, die den Datenaustausch im Netzwerk analysieren und verdächtige Aktivitäten frühzeitig erkennen.

Ihr Vorteil: Durch die Verschlüsselung Ihrer Druck- und Scandaten erschweren Sie unbefugten Dritten das Auslesen von Dokumenten, beugen Datendiebstahl vor und sichern die betrieblichen Compliance-Standards.

4. Sichere Authentifizierung

Um Ihre Daten zuverlässig vor unberechtigtem Zugriff zu schützen, ist eine sichere Benutzerauthentifizierung an Ihren Netzwerkdruckern unerlässlich. Ob per PIN, Chipkarte oder Fingerprint-Sensor – individuelle Authentifizierungsverfahren stellen sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Daten erhalten.

So lässt sich vor allem der unternehmensinterne Umgang mit schützenswerten Informationen absichern. Gleichzeitig hilft die Zuordnung des Druckvolumens zu den verschiedenen Kostenstellen, verborgene Optimierungspotenziale im Dokumentenmanagement oder beim Ressourcenverbrauch aufzudecken.

Ihr Vorteil: Mit der sicheren Benutzerauthentifizierung können nur berechtigte Personen auf bestimmte Funktionen zugreifen. Dies gewährleistet die Sicherheit Ihrer Druck-, Scan- und Kopiervorgänge und ermöglicht eine genaue Kostenkontrolle.

5. Pull-printing & Follow-me

Aufbauend auf Schritt 4 empfiehlt sich der Einsatz von Pull- bzw. Follow-me-Printing. Dabei wird der Druck erst gestartet, nachdem sich der Mitarbeiter am Gerät authentifiziert hat. Die übertragenen Druckdaten verbleiben währenddessen sicher auf dem Printserver, bis der Nutzer sie an einem beliebigen Endgerät abruft.

Dieses Verfahren ist vor allem für Bereiche interessant, in denen viel mit personenbezogenen oder vertraulichen Daten gearbeitet wird. Pull-Printing stellt sicher, dass die gedruckten Dokumente nur für die im System hinterlegten Personen zugänglich sind. Gleichzeitig werden unnötige und fehlerhafte Druckaufträge sowie Warteschlangen reduziert.

Ihr Vorteil: Dank Pull-Printing bleiben vertrauliche Dokumente so lange geschützt auf dem Druckserver, bis die berechtigte Person das Dokument freigibt. Dies gewährleistet den Datenschutz und trägt zu einer deutlichen Senkung der Druckkosten bei.

6. Strategische Tools

Moderne Druck- und Outputmanagementsysteme sorgen nicht nur für eine sichere Dokumentenausgabe, sondern erleichtern auch die unternehmensweite Kostenkontrolle für Druck-, Kopier- und Scandienste. Mit diesen Tools lassen sich schnell detaillierte Berichte über die Druckernutzung erstellen.

Die Auslastung, die meistgenutzten Anwendungen und der Farbverbrauch können so einfach erfasst und analysiert werden. Dies hilft konkret, strategische Entscheidungen über die Workflow-Organisation vordefinierter Gruppen oder die intelligente Nutzung vorhandener Druckressourcen leichter zu treffen.

Ihr Vorteil: Management-Tools helfen bei der effizienteren Nutzung von Ressourcen im Unternehmen und unterstützen Sie bei der sicheren Ausgabe von vertraulichen oder datenschutzrelevanten Dokumenten.

7. Fälschungssichere Technologien

Durch die Authentifizierung mit maschinenlesbaren Codes, die automatische Kennzeichnung von Kopien oder den Druck mit Sicherheitstoner können Sie sicherstellen, dass Ihre Dokumente vor Manipulationen geschützt sind.

Dies empfiehlt sich vor allem dann, wenn nicht nur die Daten, sondern auch die Integrität des Dokuments selbst geschützt werden soll. Gerade in solchen Fällen sollte auch besonderer Wert auf eine lückenlose Absicherung des gesamten Netzwerkes gelegt werden, um die Sicherheitsanforderungen im Dokumentenprozess vollumfänglich zu gewährleisten.

Ihr Vorteil: Der Einsatz mehrstufiger Sicherheitsverfahren und fälschungssicherer Technologien bietet ihnen höchste Dokumentenintegrität und umfassenden Schutz vor Datendiebstahl und unberechtigtem Zugriff auf sensible Informationen.

Fazit

Obwohl der Drucker längst als integraler Bestandteil des Netzwerks gilt, wird seine Rolle bei der Sicherung sensibler Daten oft unterschätzt. Professionelle Hersteller wie Xerox haben längst vorgesorgt und zahlreiche Sicherheitsfunktionen ab Werk integriert (Hier geht’s zu unserer Auswahl an Xerox-Geräten). Administratoren sollten diese aber auch aktiv nutzen und überwachen, indem sie regelmäßig Passwörter zurücksetzen, Zugriffsrechte verwalten und Daten verschlüsseln. Automatisierte Lösungen zur Kontrolle der Druck- und Scanumgebung entlasten zudem die IT-Verantwortlichen und schützen Unternehmen nachhaltig vor Datendiebstahl und -missbrauch.

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