Digitalisierung ist in aller Munde – oder? Laut einer Bitkom-Studie wird das Faxgerät aufgrund der hohen Nachweisbarkeit der rechtsverbindlichen Zustellung noch von 82 % der deutschen Unternehmen genutzt. Doch warum scheint der Mittelstand in Sachen Digitalisierung Nachholbedarf zu haben? Die größten Herausforderungen sind der Mangel an Fachkräften und Zeit, zu hohe Anforderungen an Datenschutz bzw. IT-Sicherheit sowie der Investitionsbedarf. Auch wenn mittelständische Unternehmen bereits einige Digitallösungen, wie Messenger-Dienste, digitale Ablage oder Programme für Onlinemeetings verwenden, reicht das nicht aus, um produktiver zu sein und die vorhandenen Personal- sowie Kapitalressourcen effizienter einzusetzen.

Analog war gestern – Wettbewerbsvorteil durch Digitalisierung

Warum also sollten sich KMUs mit einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie ihres Unternehmens beschäftigen, wenn analoge Prozesse bspw. durch Dokumentenmanagementsysteme oder mobiles Drucken schon „digitalisierte Abläufe“ sind? Ganz einfach: Werden Analogarbeitsabläufe, Kommunikation sowie Datenverarbeitung durch die Verwendung von IT-Infrastruktur, Software, Automatisierung und digitalen Lösungen optimiert, können Prozesse vereinfacht werden. Das reduziert die Kosten, steigert die Wettbewerbsfähigkeit und macht die Arbeit transparenter sowie effektiver. Ein weiterer positiver Nebeneffekt ist, dass mittelständische Unternehmen durch hybride Arbeitsmodelle attraktiver für Bewerbende werden und so dem Fachkräftemangel entgegenwirken können.

Digitalisierungsstrategie – Der Weg zur Zukunftsfähigkeit von KMUs

Nicht nur aufgrund der oben genannten Vorzüge, sondern auch wegen steigender Digitalansprüche der (potenziellen) Kundschaft empfehlen wir KMUs, sich mit einer langfristigen Digitalisierungsstrategie auseinanderzusetzen. Gehen Sie daher von Anfang an planvoll vor und stimmen Sie alle Maßnahmen aufeinander ab:

5 wichtige Schritte einer Digitalisierungsstrategie

1. Bestandsaufnahme: Beginnen Sie mit einer Ist-Analyse und prüfen Sie, welche Digitalinfrastruktur bereits vorhanden ist, wo noch Digitalisierungsbedarf besteht und wie es um die digitalen Kompetenzen der Mitarbeitenden bestellt ist.
2. Digitalisierungsmaßnahmen: Konkretisieren und priorisieren Sie, welche Digitalisierungsziele, z. B. Produktionssteigerung, veränderte Kundenanforderungen oder Ablösung veralteter Software, in welcher Reihenfolge umgesetzt werden sollen.
3. Bedarfsermittlung: Bestimmen Sie, welche personellen, technischen sowie infrastrukturellen Ressourcen Sie benötigen, um die definierten Schritte umsetzen zu können.
4. Kosten: Ermitteln Sie für die Finanzierung alle entstehenden Kosten für die Digitalinfrastruktur, die technische Ausstattung, das Personal sowie nachgelagerte Kosten, wie die Wartung. Entscheiden Sie, welche Investitionen durch Eigenmittel oder Förderprogrammen getragen werden können.
5. Umsetzung: Berücksichtigen Sie die Auswirkungen des Vorhabens auf den gesamten Geschäftsbetrieb. Informieren Sie alle Beteiligten rechtzeitig, damit deren Erwartungen sowie Bedürfnisse in die Planung einfließen und die jeweiligen Kompetenzen an der richtigen Stelle eingesetzt werden, bevor Sie mit der konkreten Umsetzung der einzelnen Maßnahmen beginnen und diese laufend anpassen.