Fünf Tipps für eine gelungene Verwaltungsdigitalisierung

Mit Volldampf auf die Insel? Lieber nicht!

Bestimmt haben Sie es in den Nachrichten gelesen: Die Studentenwerke stoßen bei der Bearbeitung der BAföG-Anträge an Ihr Limit. Warum? Weil selbst digital eingereichte Anträge immer noch händisch ausgedruckt und bearbeitet werden müssen. Dabei fehlt es den Ämtern schon lang nicht mehr nur an Personal, sondern mittlerweile auch an Papier. Für Unternehmen ist dies ein anschauliches Beispiel dafür, welche Auswirkungen eine fehlerhaft geplante Digitalisierung der Verwaltungsarbeit haben kann. Wir zeigen Ihnen, mit welcher Herangehensweise Sie solche Fehler in Ihrem Unternehmen vermeiden.

1. Strategisch denken

Wer einfach die erstbeste Lösung heranzieht, ohne sich eine grundlegende Strategie zu überlegen, wird vermutlich schnell auf Grund laufen. Deshalb ist es immer ratsam sich vorerst die internen digitalen Zustände, Bedürfnisse und Anforderungen bewusst zu machen. Für eine effiziente Umsetzung bedarf es deshalb einer konsequenten Strategie für Ihre Verwaltung. Dies gilt gleichermaßen für Hardware- und Softwarelösungen. So verursachen beispielsweise uneinheitliche Druckerflotten mit verschiedenen Materialanforderungen, aber auch chaotische, digitale Ordner- und Ablagesysteme einen teils hohen, vermeidbaren Mehraufwand.

2. Digitalisierungsinseln vermeiden

Digitalisierungsinseln entstehen dann, wenn ein Unternehmen anstatt einer gesamten Prozesskette nur ein Teilprozess digitalisiert. Dies kann in einer ineffizienten Kombination aus digitaler und analoger Arbeit resultieren – wie im Beispiel der Studentenwerke. Aber auch in vielen Unternehmen ist es noch Alltag, dass Rechnungen oder Angebote digital empfangen, dann aber händisch weiterverarbeitet, geprüft und abgelegt werden. Dies hat nicht nur zur Folge, dass sich die Verwaltungsarbeit unnötig verkompliziert, es bleiben auch die im Unternehmen vorhandenen Effizienzpotenziale ungenutzt. Mit Tipp Nummer 3 können Sie dies aber verhindern.

3. Blueprints erstellen

Ein häufiger Grund für eine ineffiziente Digitalisierung ist ein fehlender Überblick über die eigenen Prozessabläufe. Werden hier entscheidende Schritte oder Schnittstellen vergessen oder nur unzureichend eingebunden, kann dies in der Verwaltung schnell zu Chaos führen und einen hohen Mehraufwand an Dokumentation und Bearbeitungszeit nach sich ziehen. Für eine optimale und nachhaltige Digitalisierung der Verwaltung ist es deshalb wichtig, die internen Prozesse in einer Blaupause zu erfassen. Dies hilft dabei Potenziale gezielt herauszustellen, Hürden im weiten Ablauf zu umgehen und den langfristigen Erfolg Ihrer Digitalstrategie zu gewährleisten. So helfen wir unseren Partnern beispielsweise im Rahmen unseres Konfigurationsworkshops, Ihre Dokumenten-workflows genau zu erfassen, um eine optimale Lösung für Ihre Verwaltung zu finden.

4. Zuverlässigen Support nutzen

Nachdem Sie sich für eine optimale Umsetzung entschieden haben sollten Sie sichergehen, dass bei Störfällen nicht alles an Ihrer eigenen IT-Abteilung hängen bleibt. Viele Probleme können mit gutem Support bereits proaktiv gelöst werden, ohne internen Mehraufwand zu verursachen. Mit dem Outsourcen des Störungsmanagements binden Sie nicht nur weniger Personal und Ressourcen, sondern geben Ihrer IT auch die Möglichkeit, sich auf Ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.

5. Nicht im Stillstand verharren

Die Welt ist nicht statisch – Ihr Unternehmen sollte es auch nicht sein. Ein langfristiger und nachhaltiger Erfolg entsteht nur dann, wenn man am Puls der Zeit bleibt. Gleiches gilt für die Digitalisierung von Unternehmensabläufen. So können sich beispielsweise interne Dokumentationen und Verfahren ändern, welche neue Potenziale aber auch Effizienzstaus in verschiedenen Prozessschritten hervorbringen können. Daher ist es wichtig, auch die eigene Digitalstrategie einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu unterziehen. Lebendige Workflows werden auch in Zukunft für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung sein. Deshalb stehen wir immer in engem Kontakt mit unseren Partnern, um Ihnen eine übersichtliche Verwaltung und langfristige Wettbewerbsfähigkeit zu ermöglichen.

Wenn Sie sich an diese Tipps halten, kann einer effizienten Digitalisierung Ihrer Verwaltungsprozesse nichts mehr im Weg stehen. Mit unserem langjährigen Knowhow und den auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Hardware-, Workflow- und Archivierungslösungen unterstützen wir Sie natürlich gern. Zögern Sie nicht und kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung.

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